Entre licences, prestations, infrastructures et services cloud, les budgets SI explosent, souvent dans l’opacité la plus totale. Comment savoir ce que coûte vraiment une application métier ? Qui est responsable de quel poste ? Et surtout, comment connecter ce suivi budgétaire avec la réalité opérationnelle et comptable de l’entreprise ?
Vos budgets SI sont-ils lisibles ?
Dans de nombreuses entreprises, les dépenses SI sont éclatées entre directions métiers, achats, DSI et contrôle de gestion. Résultat : des budgets silotés, des coûts flous, et une incapacité à faire des arbitrages éclairés.
La première étape, c’est d’établir une cartographie claire des dépenses SI : logiciels, infrastructures, maintenance, prestations, support, cloud, etc. Mais il ne suffit pas de comptabiliser : il faut structurer l’imputation budgétaire en fonction des applications, des projets, des entités utilisatrices ou encore des fournisseurs.
Cette démarche permet de rattacher chaque dépense à une finalité métier, de mieux répartir les charges, et d’identifier les postes critiques. C’est la base pour sortir de l’effet « boîte noire » du SI. Avec la bonne méthode, on transforme la dépense subie en pilotage stratégique.
Le conseil Optim-SI > organiser les référentiels avant d’outillerAvant de déployer une solution de gestion budgétaire ou de BI, commencez par formaliser vos référentiels : quelles sont les catégories de dépenses que vous voulez suivre ? Quelle unité d’imputation (application, service, BU, projet) est pertinente dans votre contexte ? Quelle granularité de suivi est nécessaire — et soutenable ? |
Fin des zones grises, ou comment maîtriser les dépendances éditeurs et prestataires
Les coûts récurrents liés aux éditeurs (abonnements, montées de version, maintenance) ou aux prestataires externes sont souvent les plus opaques. Ils sont aussi les plus sensibles, car ils créent une dépendance technique et financière parfois difficile à rompre.
Là encore, l’enjeu n’est pas seulement de suivre les lignes de facturation : c’est de lier chaque coût à un usage concret, à un contrat actif, à une application donnée. On doit pouvoir répondre à des questions simples : cette prestation, pour quel service ? Ce contrat, pour quelle brique applicative ? Cette licence, utilisée par qui et à quoi sert-elle vraiment ?
En liant les informations contractuelles, les flux budgétaires et la cartographie applicative, on obtient une vision claire, qui permet de négocier, rationaliser ou réinternaliser quand c’est nécessaire. Et surtout, on sort du pilotage à l’aveugle.
Le conseil Optim-SI > croiser données CMDB, contrats et budgetsLes dépendances éditeurs ne se gèrent pas uniquement dans les outils de gestion contractuelle ou les tableaux Excel de la DSI. Nous vous recommandons de mettre en place un croisement entre la CMDB (base de données de configuration), les contrats fournisseurs et les affectations budgétaires. Ce croisement permet de voir rapidement qui dépend de quoi, à quel coût, et avec quelles alternatives possibles. On peut alors lancer des démarches ciblées. |
Reconnecter le SI à la réalité financière
Le dernier maillon, souvent oublié, c’est la connexion entre la gestion du SI et la comptabilité de l’entreprise. Trop souvent, le contrôle de gestion peine à exploiter les données du SI, faute de traçabilité ou de nomenclature adaptée.
Grâce aux outils de cartographie et de gouvernance, il devient possible de lier chaque ligne budgétaire à des objets techniques identifiés (applications, infrastructures, services), de structurer les coûts par centre de charge ou axes analytiques, et d’assurer un suivi pluriannuel des dépenses.
On passe d’une logique de consommation à une logique de pilotage, avec des données fiables, partageables, et exploitables à la fois par les directions techniques et financières. Résultat : des arbitrages plus rapides, des alertes précoces, et un meilleur alignement entre la stratégie SI et les contraintes budgétaires.
Le conseil Optim-SI > bâtir une passerelle entre gestion de patrimoine et gestion comptableL’objectif est d’avoir une approche intégrée entre la cartographie du SI (urbanisation, patrimoine applicatif, flux) et les outils de pilotage financier. Cela permet de créer des correspondances automatiques entre les entités techniques et les référentiels comptables (plans de comptes, axes analytiques, natures de dépenses). |
Le sujet de l’imputation budgétaire est souvent perçu comme un casse-tête administratif. Mais bien géré, il devient un véritable levier de performance et d’anticipation. En structurant les flux, en identifiant les dépendances, et en reconnectant le SI à la comptabilité, les entreprises gagnent en lisibilité, en agilité et en pouvoir de décision.
C’est ce que permet Optim-SI, en alliant expertise technique, méthodologie budgétaire et vision stratégique.
